事实上，档案管理系统是统一管理企业产生的纸张、声像、视频等文件，提高企业对档案管理的效率，因此必须通过功能。
7.2.3根据业务系统完成电子文件、纸质文件的整理，声像类电子文件的整理由电子文件形成部门根据电子文件管理系统或手工完成。
8.2.2应基于安全的网络环境或专用离线存储介质,采用在线归档或离线归档方式,通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。
面对企业事业单位的共同需求，继承“使防泄漏管理更加简单有效”的核心理念，在吸收大量客户成功应用经验的基础上，发售“专业版”。该版本功能主要包括文件加密、企业钥匙管理、线下管理、文件外发管理、文件备份、审批管理、外发机器代码白名单、外发阅读器、邮件白名单、服务器白名单、便携解密终端、Linux平台信息安全管理系统、应用安全访问设置、屏幕水印等。
文件系统是操作系统用于明确存储设备（常见的是磁盘，也有基于NAND Flash的固态硬盘）或分区上的文件的方法和数据结构；即在存储设备上组织文件的方法。操作系统中负责管理和存储文件信息的软件机构称为文件管理系统，简称文件系统。
7.1.1应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件的收集,声像类电子文件、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。
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